1. La struttura della pagina: quattro pannelli in sequenza
La pagina Team e ruoli è divisa in quattro pannelli collassabili, da usare nell'ordine:
- Nuovo o modifica ruolo — il form per creare un ruolo o modificarne uno esistente. Mostra il nome del ruolo e tutti i permessi disponibili raggruppati per area funzionale.
- Ruoli salvati — la lista dei ruoli personalizzati già creati, con i permessi attivi mostrati come etichette e i pulsanti Modifica ed Elimina.
- Invita un collaboratore — il form per inviare un invito via email a un nuovo membro del team.
- Membri del team — la lista di tutti i collaboratori che hanno accettato l'invito, con la possibilità di attivare/disattivare l'account, cambiare ruolo ed eliminare l'account definitivamente.
Solo il titolare del locale vede questa pagina. I membri dello staff non accedono alla gestione del team, anche se hanno permessi ampi su altre sezioni. Il piano abbonamento e la fatturazione restano sempre nelle mani del titolare.
2. Come creare un ruolo personalizzato
Prima di poter invitare un collaboratore, devi creare almeno un ruolo. Il ruolo definisce l'insieme dei permessi che il membro avrà nel pannello admin. Apri il pannello «Nuovo o modifica ruolo» e segui questi passaggi:
Passo 1 — Dai un nome al ruolo
Inserisci il nome nel campo in alto: ad esempio Sala, Cucina, Social media o Manager. Il nome deve essere unico per il tuo locale (il sistema è case-insensitive: «sala» e «Sala» sono considerati uguali). Il nome non può contenere HTML o caratteri speciali.
Passo 2 — Seleziona i permessi
Sotto il campo nome trovi tutti i permessi disponibili raggruppati per area funzionale. Per ogni gruppo puoi usare i pulsanti ✓ Tutti e ✕ Nessuno per selezionare o deselezionare in blocco tutti i permessi di quell'area, oppure spuntarli uno per uno. Il contatore in cima al pannello mostra in tempo reale quanti permessi hai selezionato.
Ogni permesso mostra tre informazioni:
- Nome — l'etichetta leggibile (es. «Ordini»).
- Descrizione — cosa può fare concretamente chi ha quel permesso.
- Codice tecnico — l'identificatore interno (es.
ORDERS).
Devi selezionare almeno un permesso. Se provi a salvare un ruolo senza permessi, il sistema mostra un errore e blocca il salvataggio.
Passo 3 — Salva il ruolo
Clicca «Crea ruolo». Il pannello si aggiorna e il nuovo ruolo appare immediatamente nella lista «Ruoli salvati» con i permessi attivi mostrati come etichette cliccabili.
3. Tutti i permessi disponibili e cosa coprono
Ecco la lista completa dei permessi assegnabili ai ruoli personalizzati, con il gruppo di appartenenza e una descrizione operativa precisa. Ogni permesso corrisponde a sezioni reali del pannello admin e agli endpoint API protetti. Tutto lo staff può sempre aprire la scheda profilo del locale in sola lettura, indipendentemente dai permessi assegnati.
Panoramica
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Dashboard e statistiche
DASHBOARD— Home del pannello, riepiloghi giornalieri, grafici delle statistiche avanzate e conteggio visite del mini-sito. Utile anche per vedere avvisi sui limiti del piano corrente.
Menu e listino
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Categorie menu
MENU_CATEGORIES— Creare, ordinare e modificare le categorie del listino digitale (es. Antipasti, Primi, Bar). Include le immagini di sfondo delle categorie e l'assegnazione alle stazioni KDS. -
Sottocategorie
MENU_SUBCATEGORIES— Gestire le sottocategorie collegate alle categorie, per una struttura del menu a più livelli con immagini, colori e testi di prefazione. -
Voci di menu e recensioni
MENU_DISHES— Piatti e prezzi, immagini, disponibilità, ingredienti, allergeni, badge prodotto, piatti in evidenza, traduzioni multilingua e moderazione delle richieste di recensioni dai clienti. -
Ricette
RECIPES— Libreria ricette interne: ingredienti strutturati con grammature, food cost per porzione e schede HACCP (funzionalità Pro e Premium).
Sala e ordini
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Tavoli e codici QR
TABLES— Configurare tavoli, numero di posti e generare i codici QR per l'ordine al tavolo e, quando aprirà, il kiosk. -
Ordini
ORDERS— Ricevere e gestire gli ordini inviati dai clienti: stati delle comande, dettaglio righe, aggiornamento stato e stampa scontrino. -
Prenotazioni
RESERVATIONS— Calendario prenotazioni tavolo, configurazione del modulo di prenotazione e modifica della sezione pubblica «Prenotazioni» (testi hero e CTA). Le altre sezioni del mini-sito richiedono il permesso «Mini-sito pubblico».
Sito pubblico
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Eventi
EVENTS— Cercare eventi esistenti sul catalogo, iscrivere il locale come espositore con stand o area, e creare nuove schede evento per fiere e rassegne gastronomiche. -
Grafica stampa
PRINT_STUDIO— Editor per tovagliette, tovaglioli e menu cartaceo con export in formato PNG e PDF. -
Mini-sito pubblico
SITE_BUILDER— Tema (colori e font), home page, chi siamo, slideshow del menu, contatti e mappa: tutto il sito vetrina del locale accessibile dai clienti.
Community
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Forum community
FORUM— Leggere e partecipare al forum tra ristoratori: domande, consigli pratici, marketing e area svago (funzionalità Pro).
Strumenti
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Assistente AI e documenti
AI_CHAT— Chat con l'assistente AI, che esegue comandi sul locale con i permessi di chi gli scrive, e l'intero archivio «Gestione Documenti»: chi ha questo permesso legge, scarica ed elimina i file archiviati, compresi contratti e listini dei fornitori. Assegnalo solo a chi può operare sul pannello e leggere quei documenti. -
Guida in-app
GUIDE— Accesso alla guida prodotto passo passo integrata nell'admin.
Amministrazione
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Impostazioni del locale
RESTAURANT_SETTINGS— Salvare profilo operativo (nome, descrizione, logo, contatti, SEO), configurazione AYCE, rigenerazione PIN ordini e altre impostazioni sensibili. Senza questo permesso il membro può aprire la scheda profilo in lettura ma non può applicare modifiche. -
Eliminazione account staff
STAFF_DELETE— Eliminare definitivamente l'account di un membro dello staff. Azione irreversibile: rimuove l'utente e tutti i suoi accessi. Il titolare può sempre farlo indipendentemente da questo permesso.
Permessi non assegnabili ai ruoli: il permesso BILLING (abbonamento e fatturazione) appartiene sempre e solo al titolare e non compare nell'editor ruoli. Il permesso RESTAURANT_PROFILE_READ (lettura base del profilo) è automaticamente attivo per tutto lo staff senza bisogno di assegnarlo.
4. Come modificare ed eliminare un ruolo esistente
Modificare un ruolo
Nella lista «Ruoli salvati», ogni ruolo ha il pulsante «Modifica». Cliccandolo, il pannello «Nuovo o modifica ruolo» in cima alla pagina si apre automaticamente, si evidenzia con un bordo colorato e il cursore si posiziona nel campo nome con i dati attuali precompilati (nome e permessi già selezionati).
Modifica il nome e/o i permessi, poi clicca «Salva modifiche». Per uscire senza salvare, clicca «Annulla»: il form si azzera e torna alla modalità «Nuovo ruolo». I membri del team già assegnati a quel ruolo vedono i nuovi permessi alla sessione successiva.
Eliminare un ruolo
Clicca «Elimina» accanto al ruolo nella lista. Il sistema chiede una conferma esplicita prima di procedere. Non puoi eliminare un ruolo che ha membri assegnati: il sistema restituisce un errore e blocca l'operazione. Prima di eliminare un ruolo, sposta tutti i suoi membri su un ruolo alternativo dalla lista «Membri del team», poi torna a eliminare il ruolo rimasto vuoto.
5. Come invitare un nuovo collaboratore via email
Con almeno un ruolo creato, puoi invitare collaboratori dal pannello «Invita un collaboratore». Compila i due campi obbligatori:
- Email — l'indirizzo email del collaboratore. Deve essere un indirizzo a cui il collaboratore ha accesso, perché lì riceverà il link di attivazione.
- Ruolo — scegli il ruolo da assegnare al membro tra quelli creati. Potrai cambiarlo in seguito dalla lista dei membri senza bisogno di un nuovo invito.
Clicca «Invia invito». Il sistema genera un token di invito valido 72 ore e invia un'email al collaboratore con il link personalizzato di attivazione.
Vincoli dell'invito: chi non puoi invitare
Il sistema verifica alcune condizioni prima di accettare l'invito e restituisce un errore specifico se una di queste è violata:
- Non puoi invitare il titolare del tuo locale: ha già accesso completo e l'invito verrebbe rifiutato.
- Non puoi invitare chi è titolare di un altro ristorante su MenuDigitalePro.
- Non puoi invitare chi è già staff di un altro ristorante sulla piattaforma: ogni account staff è legato a un solo locale.
- Non puoi invitare chi è già nel tuo team con account attivo.
Se il pulsante «Invia invito» risulta disabilitato, significa che non hai ancora creato nessun ruolo: il sistema mostra un avviso che ti ricorda di creare prima un ruolo.
6. Come il collaboratore accetta l'invito e si registra
Il collaboratore riceve un'email con un link di attivazione. Quando lo clicca, si apre la pagina di accettazione invito dove deve solo impostare la propria password:
- Inserisce la nuova password (minimo 8 caratteri).
- La ripete nel campo di conferma per verificare che non ci siano errori di digitazione.
- Clicca «Conferma».
Dopo la conferma, il sistema crea l'account e reindirizza automaticamente alla pagina di login. Il collaboratore accede con l'email su cui ha ricevuto l'invito e la password appena scelta. Il pannello mostrerà solo le sezioni abilitate dal ruolo assegnato dal titolare.
Il collaboratore non deve fare nessun'altra operazione di registrazione: non sceglie un piano, non inserisce dati del ristorante, non passa per il flusso di onboarding. Accede direttamente al pannello del locale che lo ha invitato con le funzioni già configurate.
Se il link è scaduto (dopo 72 ore) la pagina mostra un messaggio di errore. Il titolare deve inviare un nuovo invito dalla pagina Team e ruoli con la stessa procedura: inserisce di nuovo email e ruolo, clicca «Invia invito» e il collaboratore riceve un nuovo link valido per 72 ore.
7. Gestire i membri del team: attivazione, cambio ruolo, eliminazione
Il pannello «Membri del team» è aperto di default e mostra la lista di tutti i collaboratori che hanno accettato l'invito e completato la registrazione. Per ogni membro puoi fare tre operazioni direttamente dalla lista, senza aprire form aggiuntivi:
Attivare o disattivare l'account
Ogni membro ha un checkbox «Account attivo» e un badge di stato (verde «Attivo» / grigio «Disattivato»). Cliccando il checkbox cambi lo stato immediatamente:
- Disattivare — il collaboratore viene disconnesso e non può più accedere al pannello. Le sue credenziali restano nel sistema. Utile per ferie, malattia, collaboratori stagionali o quando hai dubbi sull'accesso.
- Riattivare — il collaboratore torna ad accedere al pannello senza bisogno di un nuovo invito né di reimpostare la password.
Cambiare il ruolo di un membro
A destra di ogni membro trovi un menu a tendina con tutti i ruoli disponibili. Seleziona il nuovo ruolo: la modifica è istantanea e il membro vedrà i nuovi permessi al prossimo accesso. Non devi reinvitarlo né inviargli nessuna comunicazione: il cambio è silenzioso e immediato.
Eliminare definitivamente un account
Il pulsante «Elimina account» è visibile solo per il titolare o per i membri che hanno il permesso STAFF_DELETE. Cliccandolo si apre un dialogo di conferma esplicito che descrive l'azione prima di procedere. L'eliminazione è irreversibile: rimuove l'utente, i token di sessione attivi e tutti gli accessi. Il membro dovrà essere reinvitato da zero e reimpostare la password se in futuro dovesse tornare a collaborare.
Per sicurezza, il sistema applica due vincoli aggiuntivi: un membro non può eliminare il proprio account da questa pagina (deve usare Profilo → Impostazioni account), e non è mai possibile eliminare per errore l'account di un titolare di ristorante tramite questo flusso.
8. Esempi pratici: configurazioni di ruolo tipiche per un ristorante
Non esiste una configurazione universale, ma questi esempi si adattano alla maggior parte dei ristoranti italiani e possono essere usati come punto di partenza:
Sala — per camerieri e personale di sala
- Tavoli e codici QR
TABLES - Ordini
ORDERS - Prenotazioni
RESERVATIONS— solo se il cameriere gestisce anche le prenotazioni
Cucina — per chef e cuochi
- Voci di menu e recensioni
MENU_DISHES— per aggiornare disponibilità e leggere le schede piatto - Ricette
RECIPES— per consultare ingredienti e schede di produzione - Ordini
ORDERS— se il KDS è gestito tramite pannello
Responsabile — per manager e responsabili operativi
- Dashboard e statistiche
DASHBOARD - Categorie menu
MENU_CATEGORIES - Sottocategorie
MENU_SUBCATEGORIES - Voci di menu e recensioni
MENU_DISHES - Tavoli e codici QR
TABLES - Ordini
ORDERS - Prenotazioni
RESERVATIONS
Social & Marketing — per chi gestisce comunicazione e sito
- Voci di menu e recensioni
MENU_DISHES - Mini-sito pubblico
SITE_BUILDER - Grafica stampa
PRINT_STUDIO - Assistente AI e documenti
AI_CHAT
Consulente esterno — per agenzie o freelance
- Mini-sito pubblico
SITE_BUILDER - Assistente AI e documenti
AI_CHAT - Grafica stampa
PRINT_STUDIO— opzionale
Puoi combinare liberamente i permessi in base alla tua organizzazione. Non sei obbligato a seguire questi modelli: crea i ruoli che rispecchiano il modo in cui lavora il tuo team specifico.
Domande frequenti su Team e ruoli
Chi può gestire la pagina Team e ruoli?
Solo il titolare del locale (owner). I membri dello staff non vedono questa pagina anche se hanno permessi ampi su altre sezioni. Il piano abbonamento, la fatturazione e la gestione del team restano sempre nelle mani del titolare.
Quanti ruoli e quanti membri posso aggiungere?
La funzione Team e ruoli richiede un piano attivo con la funzionalità TEAM_ROLES abilitata. Sul piano FREE la pagina è accessibile ma le operazioni (crea, modifica, invita) sono bloccate con un messaggio di upgrade. I piani a pagamento (Pro, Premium) includono la gestione del team; controlla il tuo piano in Abbonamento per i limiti specifici.
Posso eliminare un ruolo che ha membri assegnati?
No. Prima di eliminare un ruolo, devi spostare tutti i membri che lo usano su un ruolo diverso. Il sistema mostra un errore se provi a eliminare un ruolo ancora assegnato. Questo evita che i membri del team restino senza accesso dopo l'eliminazione.
Quanto dura il link di invito?
Il token di invito è valido 72 ore dall'invio. Se il collaboratore non lo accetta entro quel termine, l'invito scade e devi inviarne uno nuovo. L'email arriva tramite la piattaforma di posta: se non arriva, suggerisci al collaboratore di controllare la cartella spam.
Un membro dello staff può lavorare su più ristoranti?
No. Un account staff è legato a un solo locale. Se un collaboratore è già staff di un altro ristorante su MenuDigitalePro, l'invito non andrà a buon fine. Analogamente, un titolare di un locale non può essere invitato come staff di un altro locale.
Cosa succede se disattivo un membro del team?
Il membro viene disconnesso e non può più accedere al pannello. Le sue credenziali rimangono nel sistema: puoi riattivarlo in qualsiasi momento dalla lista membri senza doverlo reinvitare. Utile per ferie, malattia o collaboratori stagionali.
Posso cambiare il ruolo di un membro già attivo?
Sì. Nella lista Membri del team, seleziona il nuovo ruolo dal menu a tendina accanto al membro: la modifica è immediata. Il membro vedrà i nuovi permessi al prossimo accesso o dopo il refresh della sessione.
Eliminare un account staff è reversibile?
No. L'eliminazione definitiva rimuove l'utente e tutti i suoi accessi in modo irreversibile. Se vuoi solo bloccare temporaneamente l'accesso, disattiva il membro invece di eliminarlo. L'eliminazione è disponibile solo per il titolare o per chi ha il permesso «Eliminazione account staff».