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Gestione Documenti

L'archivio dei file del locale, che l'assistente AI sa leggere

Gestione Documenti è l'archivio dei file del tuo locale: il listino del fornitore del pesce, il contratto d'affitto, la tabella dei prezzi dei vini. Carichi il file una volta e lo ritrovi qui, da riscaricare identico a come l'hai messo.

L'assistente AI legge il testo dei documenti archiviati. Gli chiedi «quanto costa il branzino nel listino di marzo?» e ti risponde senza che tu debba riaprire il PDF.

Il locale → Archivio per l’assistente

È compresa dal piano Plus in su e durante la prova. Oltre a te, la vede chi nel team ha il permesso «Assistente AI e documenti».

Caricare un file

  1. Nel riquadro «Documenti salvati» premi «+ Nuovo»: si apre l'«Editor documento».
  2. In «Carica da file» scegli il documento: CSV, Excel, PDF, Word o TXT, fino a 10 MB.
  3. Un PDF, un Word o un Excel viene archiviato subito e compare nell'elenco. Quando lo apri trovi «Scarica originale» per riprenderti il file.
  4. Un CSV o un TXT si apre invece nell'editor: lo controlli, correggi quello che serve e premi «Salva».

Scrivere un documento da zero

  1. Premi «+ Nuovo» e dai un «Nome», per esempio «ordine-bevande-sabato».
  2. Scrivi nel riquadro del contenuto. Il pannello ti mostra subito quello che scrivi come tabella: una riga per ogni riga, una colonna per ogni virgola o punto e virgola. Per tornare al testo e continuare a scrivere premi «Modifica sorgente CSV».
  3. Premi «Salva». Con «Scarica .csv» lo porti sul computer e lo apri con Excel.
  4. Per correggerlo più avanti lo apri da «Documenti salvati», cambi quello che serve e premi di nuovo «Salva».
Il contenuto di un PDF, un Word o un Excel caricato non si modifica da qui. Quello che vedi a schermo è il testo letto dentro il file, ed è lì per l'assistente AI. Puoi cambiare il nome («Salva nome»), scaricarlo o eliminarlo; se il listino cambia, correggi il file sul computer e ricaricalo.
Se un PDF è la scansione di un foglio, cioè una fotografia, dentro non c'è testo: il file resta archiviato e scaricabile, ma l'assistente non può dirti cosa c'è scritto. Il pannello te lo segnala con un avviso. Lo stesso vale per un file protetto da password o rovinato. Su un file molto lungo l'assistente legge solo la prima parte, mentre l'originale che scarichi è completo.

L'assistente può anche scrivere documenti di testo in questo archivio: un riepilogo che gli chiedi, o una copia di sicurezza del menu in CSV. I documenti di testo, anche quelli scritti da te, li può modificare e cancellare. I PDF, Word ed Excel che hai caricato, invece, si eliminano solo dal pannello, col pulsante «Elimina», e con loro sparisce anche l'originale.

Quando l'assistente legge un documento, il testo viene inviato al fornitore del servizio di intelligenza artificiale, fuori dall'Unione europea. Tienilo presente prima di fargli leggere un contratto con dati personali.
Chi ha il permesso «Assistente AI e documenti» legge, scarica ed elimina tutti i file dell'archivio, contratti compresi. Daglielo da Team e ruoli solo se può vedere quei documenti.

L'archivio tiene fino a 200 documenti: arrivato lì, ne elimini uno per aggiungerne un altro. Se un giorno il tuo piano non comprende più Gestione Documenti, i file che hai archiviato restano tuoi: puoi aprirli, scaricarli ed eliminarli. Per caricarne di nuovi o modificarli torna a servire il piano Plus.