Magazzino e scorte

Il magazzino ti dice cosa hai in casa, cosa sta finendo e quante porzioni puoi ancora fare. Gli articoli li registri una volta. Se poi accendi lo scarico dagli ordini, ogni comanda confermata scala gli ingredienti da sola, e la mozzarella che sta finendo la vedi prima del sabato sera, non a metà servizio.

Il locale → Magazzino (tutti i piani, anche il gratuito)

Da dove si comincia

1. Crea gli articoli in «Gli articoli» («Nuovo articolo»). Sono obbligatori solo il nome (es. Farina 00) e l'unità di misura. Conviene compilare anche giacenza iniziale, soglia di riordino, costo per unità, IVA di acquisto e fornitore. Se l'IVA di acquisto non la scegli, per le stime contiamo il 10% e te lo segnaliamo in cima alla pagina. Per ritrovare le cose al volo aggiungi l'area (Dispensa, Frigo 1…, che crei con «🗄️ Gestisci aree»), lo scaffale con fila e ripiano, la temperatura di conservazione e la scadenza.
2. Rispondi alla domanda sull'IVA in cima alla pagina, «Detrai l'IVA sugli acquisti?», e indica se i costi che scrivi sono IVA inclusa o esclusa. Da questa risposta dipendono il valore del magazzino e il food cost. Finché non rispondi, i numeri restano come sono. Se cambi idea, premi «Cambia».
3. Compila la distinta base in Ricette, scheda «Distinta base» (apri). Scegli il piatto, aggiungi ogni ingrediente con «+ Aggiungi articolo» e la quantità per porzione (Margherita: 250 g di farina, 100 g di mozzarella), poi premi «Salva distinta base». Se il piatto ha già una ricetta, apri «🧑‍🍳 Importa da ricetta», scegli la ricetta e premi «Applica proposta»: gli ingredienti che corrispondono a un tuo articolo arrivano già divisi per porzione, gli altri li completi a mano. Controlli le quantità e salvi. Mentre compili vedi porzioni fattibili, food cost e margine lordo.
4. La card «Copertura menu» conta quanti piatti hanno la distinta base ed elenca quelli che non ce l'hanno ancora. Clicca un nome per compilarla.
5. Decidi se accendere lo scarico dagli ordini in «Come funziona il magazzino», con la scelta «Sì, gli ordini scalano il magazzino». Di serie è spento: finché resta così, le giacenze si muovono solo con i carichi, gli sprechi e le rettifiche che registri tu. Distinta base, food cost e porzioni fattibili funzionano lo stesso.

Quando lo scarico è acceso

• Ogni ordine confermato scala gli ingredienti dei piatti che ha dentro: tavolo, asporto, kiosk, all you can eat e ombrelloni del lido. Lo scarico arriva qualche istante dopo la conferma. Gli addebiti sul conto della camera d'hotel non scalano niente.
• Se annulli un ordine già scalato, le quantità rientrano da sole, anche se nel frattempo hai spento lo scarico. Spegnerlo, invece, non rimette in magazzino quello che è già uscito.
• Auto-86: nella distinta base puoi spuntare «auto-86» su un ingrediente. Quando gli ordini lo portano a zero, il piatto passa a esaurito, i clienti non possono più ordinarlo e chi gestisce il magazzino riceve un'email. Da solo non torna: quando arriva la merce registri il carico e rimetti il piatto disponibile dal «📋 Listino».

Gli avvisi

• Quando un articolo scende sotto la soglia di riordino, per un ordine o per uno spreco che registri tu, chi nel team ha accesso al Magazzino riceve un'email e l'articolo entra nella lista di «Riordino e fornitori». L'email parte una volta sola: se la giacenza resta bassa non ne arrivano altre a ogni comanda. Ne riparte una solo se l'articolo risale sopra la soglia e poi scende di nuovo.
• Ogni mattina alle 7:30, se qualcosa è ancora sotto soglia, alle stesse persone arriva un riepilogo con tutto quello che c'è da riordinare. Ti serve prima di chiamare i fornitori.
• Se con le scorte che hai un piatto non si può più fare, in cima alla pagina compare un avviso con il pulsante «Vedi piatti». Diventa rosso se i clienti possono ancora ordinarlo: in quel caso riordini o segni il piatto come esaurito.

Le schermate, in breve

• Articoli: giacenza, soglia, valore, posizione e scadenza (in giallo se manca meno di una settimana, in rosso se è passata). Su ogni riga registri carichi/sprechi/rettifiche con «Registra un movimento». Il carico aggiunge, lo spreco toglie, la rettifica imposta il saldo che hai contato a mano. «Usato in…» ti mostra in quali piatti entra l'articolo, «⬇︎ Esporta CSV» scarica l'elenco.
• Movimenti: il registro di tutto ciò che è entrato e uscito, con il numero dell'ordine quando lo scarico viene da una comanda. Lo filtri per articolo e per tipo e lo esporti in CSV.
• Riordino e fornitori: la lista della spesa divisa per fornitore, con telefono, email e una quantità suggerita che riporta la scorta al doppio della soglia (correggila prima di ordinare). «📋 Copia lista» la copia, pronta da incollare su WhatsApp. Sotto c'è l'elenco dei fornitori («+ Nuovo fornitore»), con contatti e note tipo «consegna martedì e venerdì, ordine minimo 50 €».
• Report: su 7, 30 o 90 giorni, quanto hai consumato e sprecato in euro, il consumo medio al giorno e per quanti giorni ti basta ancora la scorta. Se vedi spesso rettifiche negative, di solito in dispensa c'è meno merce di quella che risulta.
• La distinta base sta in Ricette › Distinta base, insieme all'elenco «Piatti fattibili», che per ogni piatto mostra l'ingrediente che finisce per primo.

Dal telefono: il codice a barre

• Nell'app del personale per Android, in «Magazzino», «📷 Scansiona» legge il codice a barre della confezione. Se un tuo articolo ha quel codice, si apre la sua giacenza e da lì registri carico, spreco o rettifica.
• Se il codice è nuovo per il tuo locale, lo associ a un articolo che hai già, e dalla volta dopo basta inquadrarlo. Se l'articolo non esiste ancora, prima lo crei dal pannello.
• Il catalogo comune dei codici è in arrivo. Sarà un elenco di prodotti condiviso fra i locali, dove una confezione appena scansionata ha già nome, marca e formato. Per ora non è attivo.

Consiglio pratico: il primo giorno non serve caricare tutto il menu. Parti dai 5–10 ingredienti che costano di più o che non puoi permetterti di finire (mozzarella, carne, pesce). Già così hai avvisi e riordino sotto controllo, e il resto lo aggiungi col tempo.