Spese e documenti

Qui scrivi le uscite del locale che non sono ingredienti e conservi i documenti che le provano. La bolletta della luce, l'affitto, gli stipendi, il tecnico che ha sistemato l'abbattitore. Messe insieme agli incassi e al magazzino, ti dicono quanto ti è rimasto in tasca nel mese.

Il locale → Spese e documenti (in tutti i piani, anche il gratuito)

Registrare una spesa

1. Apri «Registra una spesa».
2. Che spesa è? Scegli la categoria: Bollette, Affitto, Personale, Fornitori (altro), Manutenzione, Marketing e promozione, Tasse e tributi locali, Altro. Poi scrivi una descrizione che ritroverai fra tre mesi, per esempio «Bolletta luce giugno».
3. Quanto e quando? Scrivi l'importo con l'IVA inclusa, cioè quello che hai pagato (245,80). Scegli l'aliquota: 0, 4, 5, 10 o 22%. Usa 0% per stipendi, contributi e tasse. L'aliquota serve solo a stimare l'IVA: se hai un dubbio, chiedi al commercialista.
4. Nello stesso passo metti la data della spesa e, se ti servono, fornitore e note. Il fornitore lo scegli fra quelli che hai già nel Magazzino.
5. Controlli il riepilogo e premi «Registra la spesa».

Gli ingredienti non si scrivono qui. La mozzarella, la farina, il pesce arrivano dai carichi del Magazzino. Se li scrivi anche come spesa, nei conti li paghi due volte.

Le spese del mese

• In «Spese del mese» vedi il totale del mese e, sotto, quanto hai speso per ogni categoria, dalla più pesante. Con «Mese precedente» e «Mese successivo» ti sposti fra i mesi.
• Con «Mostra solo una categoria» guardi una voce sola, per esempio la manutenzione, e il totale si adegua.
• Tocca una spesa per correggerla («Salva la spesa») o toglierla («Elimina la spesa»). Se è nata da un documento, da lì trovi anche «Scarica il documento allegato».

Caricare un documento

1. Apri «Carica un documento» e scegli il file: PDF, CSV, Excel o una foto (png, jpg, webp), fino a 10 MB. Va bene anche la foto dello scontrino fatta col telefono.
2. Indica che documento è: Fattura d'acquisto, Scontrino / ricevuta, DDT / bolla di consegna, Bolletta / utenza, Contratto, F24 / tributo. Se non sai cosa scegliere, metti «Altro (lo riconosce l'AI)». Fornitore e nota sono facoltativi.
3. Decidi se farlo leggere all'assistente: la spunta «Sì, fallo leggere all'assistente» è già messa. Toglila se vuoi solo archiviarlo, per esempio un contratto. Un documento caricato senza spunta resta in archivio e non si fa leggere dopo.
4. Premi «Carica il documento».

I file sono privati: li vedi e li scarichi solo dal pannello del locale.

Cosa fa l'assistente con il documento

• Legge tipo, fornitore, numero, data, totale e righe. In «Documenti caricati» il documento resta «In lettura» finché non ha finito, poi passa a «Letto». La pagina si aggiorna da sola.
• Se è una spesa, la registra da solo: fatture, scontrini, bollette e F24 diventano una spesa alla data del documento. Nella scheda del documento trovi «Vedi la spesa». Bolle di consegna e contratti non diventano spese.
• Se non riesce a leggere il totale, te lo dice: la spesa la scrivi tu a mano. Se elimini una spesa nata da un documento, non rinasce anche se lo fai rileggere.
• Legge PDF e foto. CSV ed Excel li archivia ma non li legge: li trovi come «Non leggibile».
• La lettura è inclusa dal piano Start in su e usa i crediti AI del tuo piano. Nel piano gratuito, o se i crediti del mese sono finiti, il documento resta archiviato come «Non letto»: quando hai di nuovo crediti lo fai leggere con «Fai rileggere il documento».
• I dati letti vanno controllati sul documento, soprattutto quantità e importi di una foto storta.

Dalla fattura al magazzino

Arriva la fattura del grossista con dieci righe di merce. Aprila in «Documenti caricati»: nella scheda c'è il riquadro «Porta la merce in magazzino». Ogni riga si abbina a un articolo che hai già o diventa un articolo nuovo; con «Registra anche il carico» indichi la quantità da caricare. Controlla e premi «Porta in magazzino». Se il fornitore non è ancora fra i tuoi, c'è la spunta per aggiungerlo. Lo stesso vale per scontrini e bolle di consegna.

Fatto così, la stessa fattura dà la spesa e il carico, e nei conti la merce conta una volta sola. Se invece quella merce l'hai già caricata a mano nel Magazzino, elimina la spesa nata dal documento, altrimenti la conti due volte.

Dove vedi i risultati

In I numeri → Statistiche → «Economia e IVA (stima)», dal piano Start: ricavi, costo del venduto dal magazzino, sprechi, spese generali, margine stimato e un saldo IVA indicativo. Ti servono per capire se il mese è andato bene. Per dichiarazioni e liquidazioni fa fede il commercialista.

I documenti da far conoscere all'assistente, come listini e schede dei prodotti, non vanno qui ma in «Archivio per l'assistente».