Servizio in sala e cassa
Prenotazioni dei tavoli
Richieste dal sito, prenotazioni al telefono e turni
Qui arrivano le prenotazioni dei tavoli. Quelle fatte dal sito le confermi o le annulli, quelle prese al telefono le scrivi tu. Il sabato pomeriggio rispondi alle richieste in attesa, la sera hai la lista di chi arriva in ordine di orario.
Oggi in servizio → Prenotazioni dei tavoli
Come si fa
- Il cliente prenota dal sito e riceve un'email con un link. Finché non lo apre la prenotazione non la vedi; se non lo apre entro 24 ore, il link scade.
- Appena il cliente ha aperto il link, la richiesta compare in «Da confermare» e ti arriva un'email all'indirizzo del tuo account.
- Premi «Conferma»: il cliente riceve la conferma per email, e nell'app se la usa. Se non hai posto, premi «Annulla la prenotazione» e gli arriva l'avviso.
- Se qualcuno chiama, usa «Nuova prenotazione»: giorno e ora, coperti, nome. Nasce già confermata e il tavolo lo sceglie il sistema.
- Durante il servizio apri «Prenotazioni di oggi». Quando il tavolo delle 20:30 si siede premi «È arrivato»; se non si presenta nessuno, «Non presentato».
Prenotazioni dei tavoli
Le richieste arrivate dal sito e quelle prese al telefono.
Entrando trovi queste scelte: Prenotazioni di oggi, Da confermare (con il numero delle richieste in attesa), Nuova prenotazione, Cerca una prenotazione, Regole dei turni e, se gestisci anche il sito, Come si prenota dal sito. Gli elenchi si aggiornano da soli ogni minuto.
Elenchi e ricerca
Tre modi di guardare le stesse prenotazioni, ognuno per un momento diverso della giornata.
Cosa trovi
- Prenotazioni / Da eventi: in cima a ogni elenco. «Da eventi» mostra chi ha prenotato da una pagina evento, per esempio una serata degustazione, che ha i suoi tavoli.
- Prenotazioni di oggi: solo il giorno in corso, in ordine di orario. È la lista da tenere aperta in sala.
- Da confermare: le richieste che aspettano la tua risposta, dalla più vicina.
- Cerca una prenotazione: filtri per giorno, nome e stato; «Togli i filtri» riparte da zero. Cerca fra le 50 prenotazioni più avanti nel calendario e non più vecchie di 90 giorni, quindi non è l'archivio completo.
Scheda prenotazione
Nome, giorno, ora, coperti, stato e tavolo assegnato. Sotto, i pulsanti che servono in quel momento.
Pulsante per pulsante
- Conferma: solo sulle richieste da confermare.
- È arrivato: sulle prenotazioni confermate, quando le persone si siedono. La scheda passa ad «Al tavolo».
- Non presentato: dal giorno della prenotazione in poi, anche prima dell'orario se il cliente ti ha già detto che non viene. Il tavolo torna libero e al cliente non arriva nessun messaggio. Non si torna indietro.
- Annulla la prenotazione: ti chiede conferma, poi non si torna indietro. Il tavolo torna libero e il cliente riceve l'avviso.
- Aggiungi allergie: scegli dall'elenco dei 14 allergeni e spunta «Il cliente mi ha dato il consenso», senza la spunta «Salva le allergie» non parte. Dopo trovi «Modifica le allergie» e «Togli (consenso revocato)», se il cliente ci ripensa. Le allergie si cancellano da sole 30 giorni dopo la data della prenotazione.
- Elimina: la toglie dall'elenco per sempre e al cliente non arriva niente. Se deve saperlo, usa «Annulla la prenotazione».
Se il cliente ha scelto i piatti al momento di prenotare, alla voce «Menu» leggi «Menu indicato online» e sotto, in «Voci indicate online», i piatti con le quantità.
Prenotazione al telefono o al banco
«Nuova prenotazione» è una procedura a passi. La prenotazione nasce già confermata e la puoi registrare anche se dal sito non si prenota.
Passo per passo
- Che giorno e a che ora? L'ora la scrivi tu.
- Per quante persone? Da 1 a 99 coperti. Il tavolo lo assegna il sistema, come per le prenotazioni dal sito.
- Chi prenota? Serve il nome; telefono ed email sono facoltativi. Puoi segnare le allergie dette dal cliente (solo con il suo consenso) e aggiungere le «Note di sala». Le allergie non vanno nelle note.
- Nello stesso passo c'è «Manda la conferma per email all'ospite»: lasciala spenta e al cliente non parte niente. Se la accendi serve la sua email.
- Premi «Registra la prenotazione». Se a quell'ora non c'è un tavolo libero abbastanza grande, la prenotazione non viene salvata e te lo dice.
Regole dei turni
Ogni quanti minuti il cliente può scegliere un orario e per quanto tempo il tavolo resta occupato.
Campo per campo
- Durata slot (minuti): da 15 a 240. Con 30 e un turno serale dalle 19:30 alle 23:00, il cliente vede 19:30, 20:00 e così via fino alle 22:30.
- Occupazione tavolo dopo la prenotazione (minuti): da 30 a 1440, a passi di 30. Con 120, il tavolo prenotato alle 20:00 torna prenotabile alle 22:00.
- Salva turni: le nuove regole valgono da subito per chi prenota.
I turni del giorno vengono dagli orari di apertura (Il locale → Orari e servizio → Orari di apertura): un giorno chiuso o senza turni non offre orari.
Un tavolo viene proposto solo se ha abbastanza posti e ha le prenotazioni accese; il sistema sceglie il più piccolo che basta. I tavoli senza posti indicati non vengono mai proposti: imposta i posti in Tavoli e QR code.
Pagina prenotazioni sul sito
Come si prenota dal sito si decide in un'altra pagina, non qui.
Le richieste arrivano qui solo se la modalità è «Pagina di prenotazione» e la spunta «Mostra pagina prenotazioni sul sito» è accesa. Con WhatsApp i clienti ti scrivono lì, e le prenotazioni le inserisci tu con «Nuova prenotazione». Se il pulsante «Prenota» del sito porta a un indirizzo esterno, in cima agli elenchi vedi l'avviso «La pagina prenotazioni è nascosta dal sito»: le prenotazioni arrivano altrove e qui non compare niente.