Gestione hotel
Soggiorni: dall'arrivo al check-out
La pagina della reception: arrivi, partenze, ospiti in casa, prenotazioni da confermare e il caso «non si è presentato»
È la pagina che tieni aperta alla reception. Ti dice chi arriva oggi, chi parte e chi è in casa. Da ogni riga fai quello che serve in quel momento: check-in, check-out o conferma di una prenotazione.
Hotel → Soggiorni
Una giornata normale
- Le prenotazioni fatte dal sito arrivano qui da sole. Se ti chiamano al telefono o qualcuno si presenta al banco, premi «Nuovo soggiorno» e compila i tre passi: l'ospite, camera e date, persone e note. Alla fine premi «Crea il soggiorno». Prezzo e tassa di soggiorno li calcola il sistema.
- Quando l'ospite arriva lo trovi in «Arrivi di oggi»: premi «Check-in» sulla sua riga.
- Mentre è in casa, minibar, bar e servizi vanno sul conto della camera. Apri il soggiorno toccando camera e nome, premi «Apri il conto camera» e poi «Aggiungi un addebito». Allo stesso conto arrivi anche da Hotel → Conto camera.
- Il giorno della partenza, prima di chiudere, apri il conto camera. Lì vedi il saldo da incassare, cioè il conto meno quello che l'ospite ha già pagato online, e con «Scarica la ricevuta (PDF)» prepari la ricevuta da dargli.
- Poi, in «Partenze di oggi», premi «Check-out». Nell'elenco delle camere la camera passa a «In pulizia», così alla reception si vede che non è ancora pronta.
La tassa di soggiorno non è una voce del conto: si calcola da sola e si riscuote a parte. Se hai impostato le esenzioni del tuo Comune, chi è esente lo dichiari nella scheda del soggiorno, nel riquadro «Persone esenti dalla tassa di soggiorno», e premi «Salva le esenzioni». Il resto è in Tassa di soggiorno, CIN e dati DAC7.
- Arrivi di oggi, Partenze di oggi e Ospiti in casa sono la giornata. Ogni riga ha il pulsante di quello che serve adesso. Le altre azioni stanno nella scheda del soggiorno, che apri toccando camera e nome. La pagina si aggiorna da sola ogni minuto.
- Una riga in «Ospiti in casa» con l'etichetta «Senza check-in» è un ospite che dovrebbe già essere in camera, ma nessuno ha registrato il suo arrivo. Premi «Check-in» appena puoi: finché non lo fai, il suo conto camera non si apre e non puoi segnargli addebiti. Se te ne accorgi solo alla partenza, il check-out registra ingresso e uscita insieme.
- «Da confermare» compare in cima solo quando c'è qualcosa. Sono prenotazioni arrivate dal sito senza pagamento né caparra, e valgono solo dopo la tua telefonata. Chiami l'ospite e premi «Conferma la prenotazione»: gli arriva l'email di conferma. Se non la vuole più, dalla scheda premi «Annulla la prenotazione». Queste prenotazioni non scadono da sole: finché non decidi, la camera resta bloccata.
- Se l'ospite di una prenotazione da confermare si presenta al banco prima della tua telefonata, il check-in vale anche come conferma.
- Le prenotazioni nuove dal sito accendono un contatore sulla voce Soggiorni. Si azzera quando apri la pagina.
- In fondo alla pagina, «Tutti i soggiorni» apre l'elenco completo: cerchi per ospite o per numero di camera e filtri per stato. Un soggiorno che oggi non arriva e non parte lì si consulta soltanto. Check-in e check-out si fanno il giorno stesso, dalla pagina di oggi.
«Non si è presentato»
Se un ospite non arriva, lo segni dalla scheda della sua prenotazione con il pulsante «Non si è presentato». Il pulsante compare quando la prenotazione è fra le Partenze di oggi e l'ospite non ha mai fatto il check-in. Prima di confermare leggi bene la finestra: all'ospite non arriva nessuna email e non parte nessun rimborso automatico, quindi un eventuale incasso online resta dov'è. La camera torna subito libera per altre prenotazioni.
Chi può fare cosa
I collaboratori vedono questa pagina solo se il loro ruolo ha il permesso dei soggiorni. I ruoli li prepari in Il locale → Team e accessi → Personale dell'hotel. Il conto camera ha un permesso a parte: puoi lasciare arrivi e partenze alla reception e gli addebiti a un'altra persona.